Privacy

Privacyverklaring Thuisvester, januari 2025

1. Inleiding

Thuisvester neemt de privacy van haar huurders serieus. Daarom doen we er alles aan je privacy te beschermen. Wij handelen naar de wet- en regelgeving die o.a. beschreven is in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van deze wet. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we dat doen.

1.1 Wat zijn persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn je naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms groeperen of anonimiseren we ze zodat ze niet meer naar jou te herleiden zijn.

1.2 Ben je verplicht je persoonsgegevens aan ons te verstrekken?

Bepaalde persoonsgegevens zijn nodig om een woning of garage aan je te kunnen verhuren. Zonder deze gegevens kunnen we geen overeenkomst met elkaar aangaan. Soms zijn we wettelijk verplicht persoonsgegevens te verzamelen, bewaren of verstrekken voor de opsporing van strafbare feiten. Als we jouw persoonsgegevens nodig hebben voor andere doeleinden vragen we eerst jouw uitdrukkelijke toestemming. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het aanbieden van extra producten of diensten.

​​​​​​​1.3 Gegevens verzamelen bij derden

Thuisvester verzamelt soms persoonsgegevens bij derde partijen zoals:

• KlikvoorWonen voor het aanbieden van onze huurwoningen;
• de Belastingdienst als wij een inkomensafhankelijke huurverhoging doorvoeren;
• hulpverlenende organisaties in geval van ingewikkelde (zorg) problematiek;
• gemeenten in het geval van maatwerk bij urgentieaanvragen op medische indicatie.

1.4 De verantwoordelijke voor verwerking van persoonsgegevens

Thuisvester is juridisch gezien de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens.

2. Welke persoonsgegevens gebruiken we en waarvoor gebruiken we deze?

Persoonsgegevens zijn onderverdeeld in categorieën. Hieronder geven we per categorie aan waarvoor we die gegevens gebruiken.

​​​​​​​2.1 Inschrijving Klik voor Wonen

De inschrijving voor een huurwoning vindt plaats via Klik voor Wonen. Alle informatie over jouw persoonsgegevens en de privacy hiervan binnen Klik voor Wonen kan je vinden in het privacyreglement van Klik voor Wonen. ​​​​​​​

2.2 NAW-gegevens, contactgegevens, geslacht en geboortedatum

Dit zijn voornamen, voorletters, achternaam, geslacht, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum. Van jou en van jouw eventuele medehuurders en/of medebewoners. Deze gegevens gebruiken we voor:

• het toewijzen van onroerende zaken (woning en/of garage);
• de uitvoering van de huurovereenkomst;
• onderhoud en reparatie van de onroerende zaken (woning en/of garage);
• het kopen of verkopen van onroerende zaken;
• het afhandelen van geschillen en klachten;
• klantenservice;
• communicatie met huurders en kopers;
• onderzoek naar de kwaliteit van de dienstverlening van Thuisvester.

Het verwerken van deze gegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren of aangaan van een overeenkomst of het voldoen aan een wettelijke verplichting. Om onze dienstverlening te verbeteren, hebben wij een gerechtvaardigd belang om de kwaliteit van onze dienstverlening te onderzoeken. Hiervoor hebben wij jouw contactgegevens nodig.

​​​​​​​2.3 Inkomensgegevens en toewijzingsdocumenten.

Voor het passend toewijzen van een woning, vragen we om jouw inkomensgegevens. Dit is een wettelijke verplichting waaraan we moeten voldoen. Het Burgerservicenummer op de inkomensverklaring van de Belastingdienst die we van jou ontvangen, maken we zwart zodat het onleesbaar wordt. Andere documenten die wij gebruiken voor de toewijzing van een woning kunnen zijn bijvoorbeeld een verhuurdersverklaring, uittreksel BRP, of bewijs van economische eenheid (bewijs van gezamenlijke huishouding).​​​​​​​

2.4 Gegevens met betrekking tot de huurbetaling

We gebruiken jouw bankrekeningnummer om betalingen en/of huur te incasseren en voor eventuele uitbetalingen. Thuisvester zet zich in om huurachterstanden zoveel mogelijk te beperken. Hiervoor kunnen gegevens met betrekking tot jouw (financiële) situatie worden verwerkt.

​​​​​​​2.5 Bijzondere persoonsgegevens

Het kan nodig zijn dat we ook gegevens van gevoelige aard van jou verwerken. Denk daarbij aan:

• medische gegevens, specifiek: ten behoeve van (medische) aanpassingen van een woning;
• gegevens over overlast en/of agressie, inclusief eventuele bewijsstukken;
• gegevens over woonfraude en/of onrechtmatig gebruik van een woning;
• gegevens over crimineel en/of hinderlijk gedrag.

We verwerken deze gegevens binnen de wettelijke kaders en als dat noodzakelijk is:

• voor het uitvoeren en/of handhaven van de huurovereenkomst;
• om de belangen van de organisatie te behartigen;
• om de veiligheid van medewerkers, bewoners en/of ingeschakelde derden te waarborgen.

Zo kunnen we zorgen voor een kwalitatief goede leefomgeving, overlast bestrijden, woonfraude en het onrechtmatig gebruik van een woning tegen gaan. We verwerken geen kopieën van identiteitsbewijzen. We kunnen wel om een identiteitsbewijs vragen in het kader van de identificatieplicht, maar we slaan deze niet op. ​​​​​​​

2.6 Cameratoezicht en toegangstags

Om onze eigendommen te beschermen en in het kader van veiligheid hangen er camera’s in ons kantoor en onze gebouwen. Bij het gebruik van de camera’s worden video-opnames gemaakt waardoor mogelijk gevoelige persoonsgegevens worden verwerkt. De camera’s zijn zichtbaar en onzichtbaar opgehangen. Door middel van borden of stickers wordt kenbaar gemaakt dat gebruik wordt gemaakt van cameratoezicht. De beelden bewaren we maximaal vier weken tenzij we ze langer nodig hebben in verband met een incident. We gebruiken toegangstags om te voorkomen dat onbevoegden toegang verkrijgen tot onze (woon)gebouwen.

​​​​​​​2.7 Warmtelevering (WKO)

Wij verwerken - indien wij dit met jou overeengekomen zijn - ook persoonsgegevens om onze diensten te leveren in het kader van warmtelevering. Dit doen we te allen tijde in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Dit zijn persoonsgegevens van verbruikers die geen huurder van Thuisvester zijn, maar die wel zijn aangesloten op onze WKO-installatie. We delen daarbij alleen de noodzakelijke gegevens. Indien nodig schakelen we derden in, zoals externe dienstverleners. We komen met deze derden overeen dat zij de gegevens veilig en uitsluitend voor het afgesproken doel gebruiken. Ook kunnen we persoonsgegevens verstrekken aan partijen zoals de Belastingdienst, indien we dit wettelijk verplicht zijn.  

3. Grondslagen voor het gebruik van uw gegevens

Uitvoering overeenkomst

Thuisvester gebruikt voor het verhuren of verkopen van woningen een overeenkomst met haar huurders en klanten. Voor de totstandkoming van deze overeenkomst worden klantgegevens gebruikt voor de toewijzing van een woning. Vervolgens worden jouw gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst tot de termijn als opgenomen in artikel 9 van deze privacyverklaring bewaard. Wettelijk gezien is de grondslag voor het gebruik van jouw gegevens het gebruik voor (de uitvoering van) een overeenkomst.

Wettelijke verplichting

Soms heeft Thuisvester ook een wettelijke verplichting om persoonsgegevens te verwerken. Bijvoorbeeld in de communicatie met de Belastingdienst.

Toestemming

In sommige gevallen vragen we toestemming aan jou om jouw persoonsgegevens te mogen verwerken. Deze toestemming kun je altijd weer intrekken.

Gerechtvaardigd belang

In sommige gevallen heeft Thuisvester een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van jouw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld bij cameratoezicht ter bescherming van eigendommen en in het kader van veiligheid.

4. Cookies

Jouw gegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses. Dat doen we om onze diensten en onze website te verbeteren.

Surf- en klikgedrag

We kunnen informatie verzamelen over:

• jouw bezoek aan de Thuisvester website;
• de pagina's die je daarop bekijkt;
• de koppelingen (links) waarop je klikt;
• andere acties die je onderneemt;
• bepaalde standaardinformatie die jouw browser verzendt naar elke website die je bezoekt, zoals jouw:
  • IP-adres;
  • het type en de taal van de browser;
  • de tijd van jouw bezoek; en
  • het webadres van waaruit je onze website bereikte.

Ga naar https://www.thuisvester.nl/cookie-policy om te lezen welke cookies we gebruiken.

5. Profilering en geautomatiseerde individuele besluitvorming

Dit is het geautomatiseerd verwerken van persoonsgegevens en het op basis hiervan nemen van besluiten (zonder menselijke tussenkomst). Thuisvester past geen profilering of geautomatiseerde besluitvorming op basis van profilering toe.

6. Verstrekken van persoonsgegevens aan andere partijen

Verwerker

Thuisvester maakt gebruik van verschillende verwerkers. Dit zijn leveranciers die door ons zijn ingeschakeld en waaraan we onze gegevensverwerking hebben uitbesteed. Ons primaire systeem is bijvoorbeeld Dynamics Empire van Cegeka. We sluiten verwerkersovereenkomsten met al onze verwerkers. Hiermee beschermen we de privacy van onze huurders en klanten zo veel als mogelijk.

Derden

Thuisvester deelt persoonsgegevens met organisaties die ingeschakeld worden bij de uitvoering van de huurovereenkomst. Denk hierbij aan een loodgieter, reparateur, aannemer of deurwaarder. We verstrekken alleen je contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer en/of e-mailadres) zodat zij contact op kunnen nemen. Als het noodzakelijk is, verstrekken we in sommige gevallen meer gegevens, bijvoorbeeld aan een deurwaarder. Op het moment dat we in een juridisch geschil verwikkeld raken, delen we persoonsgegevens (naam, adres en geboortedatum/-plaats) en voor het dossier relevante (persoons)gegevens met (externe) juridisch adviseurs en eventuele juridische instanties.

Thuisvester doet mee aan de AEDES-benchmark, een initiatief van AEDES (de Vereniging van Woningcorporaties). Thuisvester draagt een AEDES-benchmarklabel, gebaseerd op resultaten uit huurderstevredenheidsonderzoeken die worden uitgevoerd door een externe partij, Expoints. Als huurder kun je door Expoints benaderd worden om een anonieme vragenlijst in te vullen en ons te beoordelen. Dit kan zowel per e-mail als telefonisch gebeuren.

Op grond van de wet is Thuisvester soms verplicht om persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Bijvoorbeeld gegevensverstrekking aan bevoegde autoriteiten in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. We gaan uiterst zorgvuldig om met deze verzoeken.

Thuisvester kan op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld een gemeente, politie of zorginstelling. Dit in het kader van overlast, fraude, schulden, hennep of buurtbemiddeling. Dit vindt binnen de wettelijke kaders plaats en omvat niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk.

Thuisvester trof maatregelen om te verzekeren dat derden je gegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden gebruiken. Alleen de noodzakelijke gegevens worden aan hen verstrekt. In alle andere gevallen vragen we je om toestemming die je ook altijd weer kan weigeren of intrekken.

7. Gegevens buiten de EU

We gebruiken jouw persoonsgegevens standaard alleen binnen de EU waar de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing is. Je persoonsgegevens zijn daardoor altijd passend beschermd. Worden er toch gegevens met organisaties buiten de EU gedeeld? Dan moet het land en de organisatie voldoen aan het door de EU voorgeschreven veiligheidsniveau en/of eventuele certificering.

8. Beveiliging van uw gegevens

De beveiliging van persoonsgegevens is van groot belang. Om een correcte gegevensbescherming te waarborgen hanteert Thuisvester zowel technische als organisatorische voorschriften. De software die we gebruiken voldoet aan bepaalde eisen en medewerkers gaan volgens de regels om met persoonsgegevens. We zorgen ervoor dat partijen die gegevens voor ons verwerken dezelfde maatstaven hanteren. Gaat er ondanks onze beveiliging iets mis en heeft dat nadeel voor jou? Dan informeren we je daar zo snel mogelijk over.

9. Bewaartermijn van gegevens

We bewaren jouw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van het doel en de aard van de gegevens. Als de termijnen verstreken zijn, vernietigen we je gegevens. Soms anonimiseren we persoonsgegevens zodat ze niet meer herleidbaar zijn. Bijvoorbeeld binnen een overleg inzake zorg of als een bewaartermijn verstreken is. In het verleden zijn gegevens in ons archief terecht gekomen die daar niet (meer) horen. We doen ons best deze gegevens zoveel mogelijk te verwijderen, waar nodig door middel van natuurlijk verloop.

Hieronder is een overzicht opgenomen van de verschillende typen gegevens en hoe lang we deze bewaren:

10. Uw rechten op basis van de verwerking van uw persoonsgegevens

Mensen hebben verschillende rechten om controle te houden over hun persoonsgegevens. Hieronder een opsomming:

• Het recht op inzage
  Je hebt het recht inzage te krijgen in welke persoonsgegevens we van jou verwerken. We reageren binnen vier weken op je verzoek. Je ontvangt dan een overzicht van de persoonsgegevens die we van jou bezitten, met welk doel we deze persoonsgegevens hebben en verwerken en aan welke derden je gegevens eventueel verstrekt zijn.
• Het recht op correctie
  Je hebt het recht persoonsgegevens die niet juist zijn door ons aan te laten passen.
• Het recht op verwijdering
  Je mag ons vragen jouw gegevens te verwijderen als we die niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze kregen. Is er een wettelijke bewaartermijn aanwezig? Dan kunnen we jouw gegevens helaas niet eerder verwijderen.
• Het recht op beperking van de verwerking
  Gedurende de periode die wij nodig hebben om te bepalen of gegevens gewijzigd of verwijderd moeten worden, er sprake is van onrechtmatigheid van gegevensverwerking of wanneer je bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, heb je het recht om een beperking van de verwerking aan te vragen.
• Het recht op dataportabiliteit
  Op jouw verzoek moeten we je persoonsgegevens overdragen aan jou of aan een andere organisatie van jouw keuze. Dit kan alleen als de gegevens geautomatiseerd worden verwerkt op grond van een overeenkomst of toestemming.
• Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking
  Als we gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd of algemeen belang, mag je bezwaar maken. Na dit bezwaar wordt een belangenafweging gemaakt. In het geval van direct marketing heb je te allen tijde het recht van bezwaar.
• Het recht om toestemming in te trekken
  Te allen tijde mag je jouw toestemming voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens intrekken. Daarna verwerken we de gegevens waarvoor je specifiek toestemming gaf niet meer.

Wil je gebruik maken van een van bovenstaande rechten? Dan kun je contact opnemen met ons Klantcontactcentrum via 085 20 20 777 of via privacythuisvesternl

Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens of over deze privacyverklaring? Neem dan contact op door een mail te sturen naar privacythuisvesternl. Daarnaast kunt u zich schriftelijk of telefonisch tot ons wenden:

Thuisvester, T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming, Postbus 75 4900 AB Oosterhout, Tel. 085 20 20 777 van maandag tot en met vrijdag (uitgezonderd feestdagen) van 8.30 uur tot 17.00 uur bereikbaar.

11. Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van je persoonsgegevens of over deze privacyverklaring? Neem dan contact op door een mail te sturen naar privacythuisvesternl. Daarnaast kun je schriftelijk of telefonisch contact met ons opnemen:

Thuisvester, T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming, Postbus 75, 4900 AB Oosterhout, Tel. 085 20 20 777
We zijn maandag tot en met vrijdag (uitgezonderd feestdagen) van 8.30 uur tot 17.00 uur bereikbaar.

​​​​​​​12. Kan de privacyverklaring gewijzigd worden?

Het kan voor komen dat je als klant niet tevreden bent over de bescherming van jouw persoonsgegevens. Hierover kun je altijd een klacht bij ons indienen. Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een klacht kun je indienen via de website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap

13. Kan deze privacyverklaring gewijzigd worden?

We behouden ons het recht voor om wijzigingen in deze verklaring aan te brengen. Als er belangrijke wijzigingen in deze verklaring zijn, melden we dat via onze website. Wijzigingen blijven binnen de grenzen van de relevante wet- en regelgeving op het gebied van privacy.